Apartman Yöneticileri İçin Rehber: Defter Açılışından Hesap Vermeye

Apartman yöneticiliği, çoğu zaman “komşulardan biri üstlensin” denilerek devralınan ama arkasında ciddi yasal yükümlülükler bulunan bir görevdir. Yönetici, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’na (KMK) göre kat maliklerine karşı bir vekil gibi sorumludur. Defterleri usulüne uygun tutmamak, hesap vermemek ya da aidat alacaklarını takip etmemek hem idari para cezasına hem de kişisel tazminat sorumluluğuna yol açabilir.

Bu rehberde, yeni atanmış ya da görevini daha düzenli yürütmek isteyen bir yöneticinin bilmesi gerekenleri sırasıyla ele alıyoruz. İlk iş olan defter açılışıyla başlayıp yıl sonu hesap vermeyle bitiriyoruz. Yazıda 7 Mayıs 2026 tarihli 7579 sayılı Kanun ile KMK’da yapılan değişiklikler de dikkate alınmıştır.

1. Yönetici Kimdir, Nasıl Atanır?

Sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü olan binalarda yönetici atanması zorunludur (KMK m. 34). Yönetim kat maliklerinden birine, dışarıdan bir kişiye (profesyonel yönetim şirketi dahil) ya da üç kişilik bir yönetim kuruluna verilebilir.

• Atama çoğunluğu: Yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğuyla seçilir.
• Görev süresi: Yönetici her yıl olağan kat malikleri kurulu toplantısında yeniden atanır. Eski yöneticinin tekrar seçilmesine engel yoktur.
• Seçim yapılamazsa: Kat malikleri anlaşamazsa, herhangi bir kat malikinin başvurusu üzerine sulh hukuk mahkemesi yönetici atar. Mahkemece atanan yönetici, haklı bir sebep olmadıkça altı ay geçmeden kurulca değiştirilemez.
• Teminat: Yöneticiyle yapılan sözleşmede teminat şartı konulabilir. Haklı bir sebep doğarsa kurul sonradan da teminat isteyebilir.
• Yönetici atanmamışsa: Zorunlu olduğu halde yönetici seçilmeyen binalarda, yöneticinin yapması gereken işlerden kat malikleri müştereken sorumlu olur (KMK m. 35/son).

Önemli: Yöneticinin adı-soyadı ile iş ve ev adresi, bina girişinde görünür bir yere çerçeve içinde asılmalıdır. Bu yapılmazsa, ilgilinin başvurusu üzerine sulh mahkemesi yöneticiye idari para cezası verebilir. Yönetim kurulu varsa ceza her bir üyeye ayrı ayrı verilir (KMK m. 34/son).

2. İlk İş: Defterlerin Noterde Açılışı

Yöneticinin ilk yapması gereken iş, defterleri noterde tasdik ettirmektir. Kat malikleri kurulu kararları, sayfaları 1’den başlayarak sırayla numaralandırılmış ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılmalıdır (KMK m. 32).

Dikkat: Tasdiksiz bir deftere ya da serbest bir kâğıda yazılan kararlar, ileride ispat ve icra takibi aşamasında ciddi sorun yaratır.

Hangi defterler tutulur?

• Karar defteri (KMK m. 32): Kat malikleri kurulu kararları ve toplantı tutanakları bu deftere yazılır. Toplantıya katılan tüm kat malikleri kararları imzalar.
• İşletme (gider) defteri (KMK m. 36): Tüm gelir ve giderler tarih sırasıyla bu deftere yazılır. Yapılan ihtar ve tebligatların özeti ve tarihleri de buraya işlenir.
• Denetim defteri (KMK m. 41): Denetçi seçilmişse, denetçinin raporları, kararları ve gerekli gördüğü diğer hususlar bu deftere yazılır.

Kanun, kararların ve giderlerin aynı tasdikli deftere yazılmasını öngörür. Uygulamada ise karar defteri ile işletme defterinin ayrı ayrı tutulması yaygındır ve takibi kolaylaştırır. Ayrı tutulsalar da ikisinin de noter tasdikli olması gerekir.

Açılış için pratik adımlar

1. Kırtasiyeden sayfa numaralı, ciltli bir karar defteri ve işletme defteri temin edin.
2. Defterleri kurul toplantısından önce notere götürün. Böylece ilk toplantının kararları doğrudan tasdikli deftere yazılabilir.
3. Yanınızda kimliğinizi ve yönetici olduğunuzu gösteren belgeyi (yönetici seçimine ilişkin karar ya da tutanak) bulundurun. Noterler istedikleri belgelerde farklı uygulama yapabildiğinden, gitmeden önce telefonla teyit almanız zaman kazandırır.
4. Noter, defterin ilk sayfasına açılış tasdikini yapar ve sayfaları mühürler.

Defter kapanışı: yılda bir kez, ocak ayında

Unutmayın: Defter, her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde, yani ocak ayı sonuna kadaryönetici tarafından notere kapattırılmalıdır (KMK m. 36).

Defterin sayfaları dolmadıysa yeni defter açmaya gerek yoktur. Noter yıl sonu kapanış tasdikini yapar ve defter aynı şekilde kullanılmaya devam eder.

Belgelerin saklanması

Yönetici, defterlerin yanında giderlere ait fatura, makbuz, dekont gibi bütün belgeleri bir dosyada saklamakla yükümlüdür (KMK m. 36). Defter tutma ve belge saklama yükümlülüğünü yerine getirmeyen yöneticiye sulh mahkemesince idari para cezası verilebilir (KMK m. 36/son, m. 33/son).

3. Kat Malikleri Kurulu Toplantıları

Kat malikleri kurulu, yönetim planında başka bir zaman belirtilmemişse her yıl ocak ayı içinde olağan olarak toplanır (KMK m. 29). Toplantıya çağırmak yöneticinin görevidir (KMK m. 35/k).

Olağanüstü toplantı

Önemli bir sebep doğarsa yöneticinin, denetçinin ya da kat maliklerinin üçte birinin istemiyle kurul her zaman toplanabilir. Toplantı tarihinden en az 15 gün önce bütün kat maliklerine, toplantı sebebi de belirtilerek imza karşılığı çağrı yapılmalı ya da taahhütlü mektup gönderilmelidir.

Çağrıda mutlaka bulunması gerekenler

• Birinci toplantının yeri, tarihi ve saati
• Gündem (olağanüstü toplantıda toplantı sebebi)
• Birinci toplantıda yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi

Önemli: İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında en az 7 gün bulunmalıdır. İkinci toplantı ise en geç 15 gün sonra yapılır (KMK m. 29, 30).

Toplantı ve karar yeter sayısı

• Birinci toplantı: Kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanılır, oy çokluğuyla karar verilir.
• İkinci toplantı: Toplantı yeter sayısı aranmaz. Katılanların salt çoğunluğuyla karar verilir.

Kanunda bazı konular için özel çoğunluklar öngörülmüştür; bu hükümler saklıdır (KMK m. 30).

Oy hakkı ve vekâlet

• Her kat maliki, arsa payına bakılmaksızın tek oy hakkına sahiptir. Birden fazla bağımsız bölümü olan malik her bölüm için ayrı oy kullanır, ancak oyları toplam oyların üçte birini geçemez.
• Bir bağımsız bölümün birden fazla maliki varsa, aralarından birini vekil olarak belirlerler.
• Kat maliki oyunu vekil aracılığıyla kullanabilir. Bir kişi toplam oyların yüzde beşinden fazlasını vekâleten kullanamaz. 40 ve daha az bağımsız bölümlü binalarda ise bir kişi en fazla iki kişiye vekâlet edebilir (KMK m. 31).
• Karar doğrudan kendisini ilgilendiren kat maliki görüşmelerde bulunabilir, ancak oy kullanamaz.

Kararın deftere yazılması

Kararlar karar defterine yazılır ve toplantıya katılan bütün kat malikleri tarafından imzalanır. Karara karşı oy verenler, aykırılık sebebini belirterek imza atar (KMK m. 32).

İptal davası süreleri (KMK m. 33): Toplantıya katılıp karşı oy kullanan kat maliki karar tarihinden itibaren bir ay içinde, toplantıya katılmayan kat maliki kararı öğrenmesinden itibaren bir ay ve her halde karar tarihinden itibaren altı ay içinde sulh hukuk mahkemesinde iptal davası açabilir.

4. İşletme Projesi ve Aidatlar

Aidatın hukuki dayanağı işletme projesidir. 7579 sayılı Kanunla yapılan değişiklikle birlikte işletme projesi artık kat malikleri genel kurulunda onaylanarak yürürlüğe girer (KMK m. 37).

Projede neler yer alır?

• Binanın bir yıllık tahmini gelir ve gider tutarları
• Toplam giderden her kat malikine düşecek tahmini pay
• Her kat malikinin ödemesi gereken avans (aidat) tutarı

Giderler nasıl paylaştırılır?

Kat malikleri aralarında başka türlü anlaşmadıkça giderler şöyle paylaştırılır (KMK m. 20):

• Eşit olarak: Kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderleri.
• Arsa payı oranında: Sigorta primleri, ortak yerlerin bakım, onarım ve güçlendirme giderleri, yönetici ücreti ve ortak tesislerin işletme giderleri.

Kat maliki, ortak yer veya tesisi kullanmadığını ya da ihtiyacı olmadığını ileri sürerek gider payını ödemekten kaçınamaz.

Proje hazırlama ve onay süreci

1. Onaylı bir işletme projesi yoksa yönetici gecikmeksizin geçici işletme projesi hazırlar.
2. Proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara (kiracılar dahil) imza karşılığında ya da taahhütlü mektupla bildirilir.
3. Bildirimden itibaren en geç üç ay içinde genel kurulda projenin aynen veya değiştirilerek kabulüne karar verilir.

2026 değişikliği: Önceden, bildirimden sonra yedi gün içinde itiraz edilmeyen proje kendiliğinden kesinleşiyordu. Bu kural 7579 sayılı Kanunla kaldırıldı. Artık projenin genel kurul kararıyla onaylanması gerekir.

Yeni dönem: artış sınırı

Mevcut bir işletme projesi varken hazırlanacak geçici projede aidat artışına sınır getirilmiştir. Artış, Vergi Usul Kanunu uyarınca bir önceki yıl için ilan edilen yeniden değerleme oranını geçemez (KMK m. 37, 7579 sayılı Kanunla eklenen fıkra).

Neden bu kadar önemli?

Kesinleşmiş işletme projeleri ve kat malikleri kurulunun işletme giderlerine ilişkin kararları, İcra ve İflas Kanunu m. 68/1’de sayılan belgelerden kabul edilir. Aidat borcu için başlatılan icra takibine itiraz edilirse, usulüne uygun onaylanmış proje itirazın kaldırılmasını sağlayan güçlü bir belgedir.

5. Aidat Ödemeyenlere Karşı Yapılacaklar

Aidat borcunu takip etmek yöneticinin hem hakkı hem görevidir. Borcunu ödemeyen kat maliklerine karşı dava ve icra takibi yapmak, kanunda sayılan görevler arasındadır (KMK m. 35/i). Takip etmeyen yönetici, bu yüzden doğan zarardan kat maliklerine karşı sorumlu tutulabilir.

Gecikme tazminatı: Gider ve avans payını zamanında ve tamamen ödemeyen kat maliki, geciktiği günler için aylık yüzde beş gecikme tazminatı ödemekle yükümlüdür (KMK m. 20). Bu oran kanundan doğar; ayrıca karar alınmasına gerek yoktur.

Kiracının sorumluluğu

Bağımsız bölümde kiracı veya oturma hakkı sahibi varsa, bu kişiler de aidat borcu ve gecikme tazminatından kat maliki ile birlikte müteselsilen sorumludur. Kiracının sorumluluğu, ödemekle yükümlü olduğu kira bedeliyle sınırlıdır ve aidat için yaptığı ödeme kira borcundan düşülür (KMK m. 22).

Adım adım takip

1. Hatırlatma: Borçluya yazılı hatırlatma yapın ve bunu işletme defterine not edin. İhtar ve tebligatların özeti deftere yazılmalıdır.
2. İcra takibi: Sonuç alınamazsa ilamsız icra takibi başlatın. Onaylı işletme projesi ve karar defteri örneği takibin temel belgeleridir.
3. İtiraz halinde: Kesinleşmiş işletme projesi İİK m. 68/1 belgesi sayıldığından, borçlu itiraz ederse icra mahkemesinden itirazın kaldırılması istenebilir. Dava yolu (itirazın iptali veya alacak davası) tercih edilecekse, dava açmadan önce arabulucuya başvurmak zorunludur.
4. Kanuni ipotek: Borç bu yollarla da tahsil edilemezse, mahkemece tespit edilen borç tutarı için borçlunun bağımsız bölümü üzerine diğer kat malikleri lehine kanuni ipotek tescil ettirilebilir (KMK m. 22).

Kat maliklerinin borçlu kat malikinden ve diğer sorumlulardan olan aidat alacakları önceliklidir (KMK m. 22/son).

6. Yöneticinin Görevleri ve Hesap Verme

Yöneticinin görevleri öncelikle yönetim planında belirlenir. Yönetim planında aksine hüküm yoksa yönetici şu işleri yürütür (KMK m. 35):

• Kat malikleri kurulu kararlarını uygulamak
• Binanın amacına uygun kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirleri almak
• Binayı sigorta ettirmek
• İşletme projesi onaylanıncaya kadar her yılın ilk ayında bakım, temizlik, asansör, kalorifer ve sigorta giderleri için kat maliklerinden avans toplamak
• Yönetimle ilgili ödemeleri kabul etmek ve yönetimden doğan borçları ödemek; ayrıca yetki verilmişse bağımsız bölüm kiralarını toplamak
• Binanın tamamını ilgilendiren tebligatları kabul etmek
• Bir sürenin geçmesini veya bir hakkın kaybını önleyecek tedbirleri almak
• Borcunu ödemeyen kat maliklerine karşı dava ve icra takibi yapmak, kanuni ipoteği tescil ettirmek
• Toplanan paralar için güvenilir bir bankada kendi adına, ancak yönetici sıfatı belirtilerek hesap açtırmak
• Kat malikleri kurulunu toplantıya çağırmak
• Asansörlerin aylık bakımlarını ve yıllık kontrollerini teknik düzenlemelere uygun şekilde yaptırmak ve ücretlerini ödemek

Pratik uyarı: Apartman paralarını kişisel hesabınızda tutmayın. Yönetici sıfatıyla açılmış ayrı bir hesap, hesap vermeyi kolaylaştırır ve olası bir uyuşmazlıkta sizi korur.

Hesap verme

Yönetici, yönetim planında başka bir zaman belirtilmemişse her yılın ocak ayı içinde kat malikleri kuruluna o tarihe kadarki gelir ve giderlerin hesabını vermekle yükümlüdür. Kat maliklerinin yarısı isterse, arsa payları ne olursa olsun, bu süre dışında da hesap istenebilir (KMK m. 39).

Hesap verirken işletme defterindeki kayıtlar, banka hesap dökümü ve fatura/makbuz dosyası birbiriyle uyumlu olmalıdır.

Yöneticinin hakları ve ücreti

• Yönetici, kural olarak vekilin haklarına sahiptir (KMK m. 40).
• Yönetim planında veya sözleşmede ücret belirlenmemiş olsa bile, kat maliklerinden uygun bir ücret isteyebilir.
• Kat malikleri arasından seçilen yöneticinin aidata katılıp katılmayacağına kurul karar verir. Karar alınmamışsa yönetici, görev süresince kendisine düşen normal yönetim giderlerinin yarısını ödemez.
• Kat malikleri noter ihtarına rağmen yükümlülüklerini yerine getirmezse yönetici tazminat ödemeden görevden çekilebilir ve uğradığı zararı isteyebilir.

7. Denetçi ve Denetim Defteri

Yönetimi denetlemek kat malikleri kurulunun görevidir. Kurul bu işi, kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir (KMK m. 41).

• Denetim sıklığı: Yönetim planında başka bir süre yoksa hesaplar üç ayda bir denetlenir. Haklı bir sebep varsa her zaman denetim yapılabilir.
• Rapor: Denetçi, yönetim planında belirtilen zamanda, belirtilmemişse her yılın ocak ayında, denetimin sonucunu ve yönetim hakkındaki görüşlerini bir raporla kurula sunar. Raporun birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir.
• Denetim defteri: Denetçi raporlarını ve kararlarını, sayfaları sırayla numaralı ve her sayfası noter mührüyle tasdikli ayrı bir deftere yazıp tarih atarak imzalar.

Yönetici açısından denetçiyle düzenli çalışmak bir yük değil, bir güvencedir. Üç ayda bir onaylanan hesaplar, yıl sonunda çıkabilecek şüpheleri büyük ölçüde ortadan kaldırır.

8. Yöneticinin Sorumluluğu ve Görevden Alınması

Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur (KMK m. 38). Yönetici işleri özenle ve sadakatle yürütmek zorundadır; özensizliği yüzünden doğan zararlardan kişisel olarak sorumlu tutulabilir.

Sorumluluk doğuran tipik durumlar: Aidat borçlarının takip edilmemesi ve alacağın zamanaşımına uğraması, binanın sigortasız bırakılması, asansör bakım ve kontrollerinin yaptırılmaması, defterlerin tutulmaması veya notere kapattırılmaması, apartman parasının belgesiz harcanması ya da kişisel hesapta tutulması.

Davalarda yöneticinin konumu

Kat malikleri kurulu kararlarının iptali için açılacak davalar, kat maliklerini temsilen yöneticiye karşı açılabilir. Bu durumda yönetici, açılan davayı bütün kat maliklerine duyurmakla yükümlüdür. Kurul kararı iptal edilirse yargılama giderleri ortak giderlerden karşılanır (KMK m. 38/2).

Görevden alma

Kat malikleri kurulu, yöneticinin tutumunu sürekli denetler ve haklı bir sebep çıkarsa onu her zaman değiştirebilir (KMK m. 41). Sulh mahkemesince atanmış yönetici ise, haklı sebep bulunup mahkeme izin vermedikçe atanmasından itibaren altı ay geçmeden değiştirilemez (KMK m. 34).

Görevi sona eren yöneticinin defterleri, belgeleri, banka hesabı bilgilerini ve kasadaki parayı yeni yöneticiye bir devir tutanağıyla teslim etmesi, sonradan doğabilecek uyuşmazlıkların önüne geçmenin en güvenli yoludur.

9. Yönetici Takvimi: Yıl Boyunca Yapılacaklar

• Göreve başlar başlamaz: Karar ve işletme defterlerini notere tasdik ettirin, adınızı ve iletişim bilgilerinizi bina girişine asın, yönetici sıfatıyla banka hesabı açın (KMK m. 32, 34, 35).
• Ocak ayı: Defterleri notere kapattırın, olağan kat malikleri kurulu toplantısını yapın, geçmiş yılın hesabını verin, yeni yıl için avans toplayın (KMK m. 29, 35, 36, 39).
• Toplantıdan önce: En az 15 gün önceden imza karşılığı veya taahhütlü mektupla çağrı yapın; ikinci toplantı tarihini de belirtin (KMK m. 29).
• Proje bildiriminden itibaren en geç üç ay içinde: İşletme projesini genel kurulda onaylatın (KMK m. 37).
• Her üç ayda bir: Hesapları denetçiye denetlettirin (KMK m. 41).
• Her ay: Asansör bakımını yaptırın, gelir-giderleri işletme defterine işleyin, aidat ödemelerini kontrol edin (KMK m. 35, 36).
• Yıllık: Asansörün yıllık kontrolünü yaptırın, bina sigortasını yenileyin (KMK m. 35).
• Görev sona erdiğinde: Defter, belge, hesap ve kasayı devir tutanağıyla yeni yöneticiye teslim edin (KMK m. 38).

Son Söz

Apartman yöneticiliğinde sorunların büyük kısmı, baştan atılmayan küçük adımlardan doğar. Tasdiksiz bir defter, imzasız bir karar ya da genel kurulda onaylanmamış bir işletme projesi, aylar sonra tahsil edilemeyen aidatlara ve kat malikleri arasında uzayan davalara dönüşebilir. Defterlerinizi zamanında açıp kapatır, kararları usulüne uygun yazdırır ve hesaplarınızı şeffaf tutarsanız görevinizi hem rahat hem güvenle yürütürsünüz.

Kaynak: 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (7579 sayılı Kanunla yapılan değişikliklerle birlikte)